Optymalizacja pracy w marketingu

Jak zarządzać sobą w czasie, kiedy pracuje się w tak wymagającej branży, jak marketing? Na pewno inaczej będzie wyglądała praca freelancerów, inaczej pracowników dużych agencji, którzy są odpowiedzialni za jeden element układanki (np. copywriting lub grafiki), jeszcze inaczej wygląda dzień pracy dopiero co rozwijającej się agencji marketingowej.

Jednak to, jak możemy zarządzać sobą w czasie wygląda podobnie we wszystkich możliwych opcjach. Trzymanie się kilku zasad z pewnością pozwoli wyeliminować działania, które nas rozpraszają, sprawiają, że nasz dzień pracy się wydłuża i na koniec mamy wrażenie, że nic dzisiaj nie zrobiliśmy.

Zadbaj o długość i jakość snu

No tak, zaczniemy od aż takich podstaw. Bo żeby wydajniej pracować, potrzebujemy być wypoczęci.

Sen jest ważny. Jeśli zarywacie nocki – nie róbcie tego, nie warto. Im większe zmęczenie spowodowane brakiem snu, tym bardziej wydłuża się czas pracy nad danym zadaniem. Wiem to po sobie, kiedy nie przespałam przez 2 miesiące praktycznie żadnej nocki. Wtedy robiłam najwięcej błędów, które trzeba było na szybko korygować. Wtedy też pracowałam jeszcze więcej, bo miałam „tyły” i „przecież muszę to wszystko nadrobić”.

Okazało się, że wystarczyło się wyspać i problemy z niedbałością, błędami i wydłużonym czasem pracy zniknęły.

Wyłącz powiadomienia

W czasie pracy wyłączam powiadomienia, które mogą mnie wybić z rytmu. Ostatnio nawet wyłączyłam głośne powiadomienia w aplikacji Messengera i okazuje się, uwaga, uwaga – werble – że można przeżyć weekend bez spojrzenia do tej aplikacji i dopiero w poniedziałek odczytać wszystkie wiadomości. I świat się nie zawala! Dochodzimy do wniosku, że kurde, może jednak świat nie opiera się tylko na naszych barkach?! (Pozdrowienia dla wszystkich, którzy w Gallupie na pierwszym mają Naprawianie XD)

Nasze telefony posiadają cudowną opcję „trybu pracy”, „czasu pracy” „dobrostanu” – w zależności od urządzenia znajdziecie to pod różnymi nazwami. Włączacie tę opcję, wcześniej wybierając, które aplikacje mają zostać aktywne, a które uśpione.

Mam włączone tylko te, które mogą mi się przydać do pracy na telefonie:

• Instagram
• Trello
• Slack
• Business Suite
• Reklamy FB
• Tik Tok

Kiedy wykonuję pracę, w czasie której nie chcę nawet, żeby pisał do mnie nawet zespół czy klienci, to włączam na telefonie tryb „Nie przeszkadzać”.

Na komputerach również mamy możliwość wyłączenia aplikacji i konkretnych stron internetowych.

Codzienna rutyna

Napisałam „rutyna”, a nie „rytuały”, ponieważ rytuał kojarzy mi się raczej z przejściem przez uświęcony wodospad, który mnie oświeci. A rutyna to coś, co pomaga mi co rano zwlec się z łóżka i rozpędzić. Bez myślenia o tym, co mam zrobić po kolei.

Więc ustalcie swoją rutynę poranną. Dla mnie jest to:

• oddychanie metodą Wima Hofa (krótka, 2-3 minutowa seria)
• medytacja z aplikacją „Waking up”
• duża szklanka prawie gorącej wody z cytryną
• poranna toaleta
• śniadanie

Kiedy kończę jeść pozostaje mi tylko włączyć komputer, zerknąć na planer, żeby przypomnieć sobie co mam dzisiaj w priorytecie i jadę z koksem.

Tak samo ważna jak poranna rutyna, jest ta wieczorna. I szczerze Wam napiszę, ze nadal nad nią pracuję, ale nie od razu Rzym zbudowano!

• Staram się wyłączać wcześniej komputer i telewizor, nie patrzeć w ekran telefonu.
• Nauczyłam się zostawiać telefon na noc w salonie a nie w sypialni. Początkowo chciało mi się płakać, bo jak to tak bez telefonu (jak bez ręki, a ja chcę mieć rękę!).
• Jem kolację nie później niż o 20.30.
• Wykonuję ćwiczenia mobilizacji klatki i barku, żeby otworzyć i rozciągnąć te miejsca po całym dniu siedzenia przy komputerze.
• Zaraz przed snem czytam – zawsze, chociaż 10 minut.

W ciągu dnia też mam trochę rutyn – wstaję od komputera co 15-30 minut i wykonuję ćwiczenia mobilizujące, zawsze piję coś ciepłego i koło 12-13.00 jem drugie śniadanie.

To są moje małe elementy, które popychają mnie do przodu w ciągu dnia i pozytywnie nakręcają.

Ruch to zdrowie

Tak, tak, jeszcze zanim przejdę do elementów związanych typowo z pracą, pora na RUCH. Ruch to zdrowie, to wie każdy, ale część z nas mimo, że zna teorię to z praktyką trochę gorzej.

Nasza praca polega w tym momencie, w większości, na spotkaniach online, na ciągłej pracy przy komputerze. Pamiętam, że na początku pandemii miałam okres, w czasie którego nie wychodziłam z domu przez bite 12 dni. SERIO.

Pogięło mnie, wiem. Ale się ocknęłam, znajoma lekarka mnie opierdzieliła, mój fizjoterapeuta się na mnie wydarł i tak oto powróciłam na uświęconą ścieżkę regularnego ruchu.

Codziennie chadzam na spacery lub ćwiczę (w domu lub z trenerem). I powiem Wam, że po tej godzince ruchu czuję, że wietrzy mi się głowa. Bo skupiam się wtedy albo na tym co mnie otacza (w czasie spaceru), albo na danym ćwiczeniu.

W ciągu dnia sporo osób do mnie dzwoni, pisze maile. Mimo tego, że pracuję w blokach tematycznych to zawsze wpadnie coś niespodziewanego. Dlatego ta godzina ruchu jest zbawienna dla mojego mózgu, który w tym czasie odpoczywa.

Asertywność

Coś, co nadal u siebie szlifuję. Dzięki zwiększonej asertywności mam więcej czasu dla siebie, przestałam wykonywać wszystko za wszystkich.

Zaczęłam odmawiać.

Z początku czułam się z tym okropnie (bo jak to?! przecież przestaną mnie lubić), ale z czasem się uodporniłam.

Pamiętam, jeszcze w poprzedniej pracy, kiedy na tygodniowym zebraniu dyrektorka rzucała temat i pytała kto się zajmie tym projektem. Jeśli przez 5 sekund nikt się nie zgłaszał, to nie wytrzymywałam napięcia i zgłaszałam się ja, mimo, że wiedziałam, że mam już za dużo pracy i ledwo co wyrabiam. Dopiero po kilku latach nauczyłam się MILCZEĆ w takich momentach.

Asertywność budowałam na terapii oraz z fantastyczną książką Oli Budzyńskiej „Asertywność i pewność siebie”.

Miejsce pracy

Organizacja miejsca pracy jest dla mnie kluczowa. Szczególnie w czasach home office. I nawet jeśli nie możemy pozwolić sobie na osobny pokój na biuro, to postarajmy się mieć koło siebie niezbędne rzeczy potrzebne do pracy. Dla mnie są to zawsze:

• planer,
• puste kartki, na których mogę zapisać np. szkic kampanii reklamowej dla klienta,
• różnego rodzaju pisadła,
• książki – jeśli wiem, że będę z nich korzystać np. w czasie tworzenia copy do postów lub artykułów,
• zdrowe przekąski i woda na wyciągnięcie ręki,
• kable :) – żeby móc szybko zgrać coś z telefonu na komputer i odwrotnie.

Schematy, checklisty, procesy

Bez checklist i procesów już dawno pogubilibyśmy się w tym co robimy.
W KomuKoncept pracujemy na Trello, więc mamy tam utworzone osobne boardy:

• ze zleceniami, które pozyskujemy,
• z aktywnymi klientami, gdzie mamy zebrane wszystkie informacje pod dane zlecenie np.: cele reklamowe, strategia, persony, podsumowania kwartalne itd.
• ważkie zasoby – tak nazwaliśmy tablicę, w której mamy linki do wykupionych szkoleń, notatki ze szkoleń oraz najważniejszą rzecz – kolumnę z PROCESAMI. W niej znajdują się taski z checklistami, które łatwo powielić i pracować przy danym zleceniu. To się bardzo przydaje przy powtarzalnych czynnościach, np. kiedy rozpoczynamy pracę nad adsami FB z nowym klientem, to wykonujemy kroki z checklisty związanej z dostępami, ustawieniami menadżera firmy i reklam, pikselami itd. Takie checklisty ułatwiają pracę i sprawiają, że o niczym nie zapominamy.

Komunikacja z klientami

Zawsze na początku współpracy, ustalamy sposób komunikacji z klientem. Tłumaczymy jak często będziemy się komunikować i w jaki sposób. Zazwyczaj wysyłamy im link do zakładki „JAK DZIAŁAMY”

Wyznaczenie kwestii komunikacyjnych jest o tyle ważne, żeby klient zrozumiał wszystkie aspekty związane ze współpracą. Podam przykład:

Kiedy klient wybiera opcję prowadzenia komunikacji w jednym, dwóch mediach społecznościowych to od razu ustalamy takie szczegóły jak to, czy:

• posiada własne fotografie (lub możliwość stworzenia nowych zdjęć),
• chce, żebyśmy moderowali komentarze i odpisywali na wiadomości prywatne,
• czy jest chętny_a do nagrywania siebie/osób z zespołu
  czy chce bazować tylko na zdjęciach czy jest otwarty na propozycję np. ilustracji itp.

Bez określenia powyższych (oraz masy innych) szczegółów nie moglibyśmy nawet przystąpić do wyceny :) A co dopiero do współpracy.

Poza tym, nie wyobrażam sobie sytuacji, w której np. wynik reklam się pogorszył i ja nie daję o tym klientowi znać. Zawsze opisuję co poszło w dół i w górę. Skupiam się na opisie optymalizacji i daję znać czy wynik uległ zmianie.

Stawiam na szczerość. Jeśli przychodzi nowy klient, który chce sprzedać drogą usługę mało znanej marki w miesiąc, to szczerze mówię, dlaczego tego nie widzę i tłumaczę, jak wygląda proces dogrzewania odbiorców przez adsy i działania organiczne.

Sprinty z zespołem i klientami

Kiedy piszę ten tekst działamy wewnętrznie na dwutygodniowych sprintach. W międzyczasie mamy też mnóstwo innych spotkań związanych z bieżącymi sprawami, które wymagają natychmiastowego omówienia. Na Sprincie omawiamy to co zostało (nie)zrobione i ustawiamy nowe zadania.

Z klientami działamy w tygodniowych Sprintach, gdzie pokazujemy, co zostało zrobione w ostatnim tygodniu, jakie były wyniki, jakie są wnioski i proponowane przez nas działania. Poza tym mamy standardowe podsumowania: miesiąca, kwartału i roku współpracy.

Planowanie działań

Przy planowaniu działań nie możemy pozwolić sobie na zostawienia danego tasku bez przypisanej osoby i daty realizacji. To się może wydawać oczywiste, ale uwierzcie mi – tak nie jest.

Nie wszystkie osoby, z którymi przyjdzie Wam współpracować będą zaznajomione z etykietą pracy projektowej. Oczywiście, jeśli pracujecie w agencji, która ma świetny onboarding i nowa osoba poznaje zasady bardzo szybko, to jeszcze pół biedy.

Więcej zachodu jest w miejscach, które np. nie nakładają sobie ram czasowych na projekt, nie briefują klienta (tak, są takie agencje!), rzucają ogólniki na zebraniach i myślą, że jak powiedzą „ktoś musi to zrobić” to znaczy, że Ktoś już to robi. A Ktoś to Nikt :) Pamiętajcie o tym.

Jeszcze więcej zachodu jest z klientami, którzy są zobowiązani dostarczyć nam np. materiały wizualne na czas. Klienci mają na głowie swoje biznesy, mnóstwo innych zadań i niestety, nasza w tym głowa, żeby nie zapomnieli o tym, co mają dla nas zrobić.

To my mamy wpisać sobie w kalendarz deadline dostarczenia przez klienta tego, na co się umówiliśmy i my mamy mu o tym odpowiednio wcześnie przypominać.

Podsumowanie

Jak Wy pracujecie na co dzień? Jakie są stałe elementy Wasze dnia? Podzielcie się tym w komentarzach :)